A Főállású Angyalok-ra szükség van!

Ezt a bejegyzést az ihlette, hogy a Vodafone az idei évben is meghirdette a Főállású Angyal programját.

Eddigi tevékenységeim, és tapasztalatom alapján úgy gondolom, egy nagyon hatékony kezdeményezés. Csak áldani tudom annak a nevét, aki ezt a lehetőséget kitalálta, és biztosítja!

Úgy döntöttem, az idei évben én is megpróbálkozom a pályázattal, ha már úgy is annyit írok… Most már ideje “magam számára” is írnom egyet!

Tevékenységemmel szeretném a civil szervezeteket segíteni, hiszen tudom, hogy Főállású Angyalokra igenis nagy szükség van!

A szervezetek mindennapi problémáival szembesülve és ezen gondolkodva jutottam el a koncepciómig, amit most megosztok.

Elsősorban nagy problémát okoz a civil szervezeteknél a humán erőforrások biztosítása. Erre vonatkozóan már volt pár bejegyzésem, gondolom, nem meglepő a téma senki számára. A probléma lényegét a forráshiány okozza leginkább.

Problémát okoz továbbá a szakértelem hiánya, ami szintén adódik a forráshiányból is, hiszen nincs keret a szakember megfizetésére, illetve a szervezetben dolgozók képzésének támogatására. És megint visszajutottunk a forráshiány mókuskerekéhez.

Több esetben tapasztaltam – anno még CISZOK-vezetői múltam során -, hogy hiába a sok ingyenes képzési lehetőség, nagyon kevesen veszik azt igénybe, és a képzések végeztével sem tudják alkalmazni tudásukat. Tehát nem jutnak a szervezetek előrébb.

Látom, ahogy a civil szervezetek támogatási rendszere átalakul. Egyre nagyobb szintű szakmai munkát várnak el a pályázatok kiírói a szervezetek munkatársaitól, akik legtöbb esetben nem főállású foglalkozásukként űzik a “civil ipart”.  Sem energiájuk, sem pénzük, sem hozzáértésük nincs e területen nagyon sok esetben. Előbb-utóbb nem tudnak megfelelni a követelményeknek.

Ennek egyenes következménye, hogy a szervezetek nagy része el fog jutni a nem támogatottak sorsára, ahonnan egyenesen vezet az út a megszűnéshez.

Adományokat – elsősorban a vidéki szervezetekre gondolok – nem tudnak könnyen összegyűjteni, az önkormányzatok sem képesek nagy támogatásokat juttatni minden szervezetnek. A források, lehetőségek lassan teljesen megszűnnek.

Amit szeretnék elérni azzal, hogy pályázom a Vodafone Főállású Angyal posztjára:

• a civil szervezeteket támogató professzionális szolgáltatás szervezése, amit egy általam nagyra tartott egyesület keretein belül szeretnék folytatni.
• azért civil szervezeten keresztül, mert ezáltal biztosítható, hogy a tevékenység elérhetővé váljon a segítségemre számító szervezetek számára. Munkám során sokszor találkozom azzal a mondattal: “Amint lesz pénzünk fizetni fogunk.” De itt nem erről szól a dolog. Rengeteg időt és energiát fordítok arra, hogy a szervezetek képviselőivel leülök egyeztetni, tervezgetni, stb. Ez az a tevékenység, ami pénzben mérhetetlen. Pontosan ezért vállalkozom arra, hogy ezt a programot indítsam.
• azt felismerve, hogy saját erejükből tudnak megerősödni a szervezetek, támogatást szeretnék nyújtani a bevételek növelésében. Olyan tanácsadással támogatom a szervezeteket, amely által kidolgozhatják saját bevételi forrásaiknak tervezését, közhasznú céljaik eléréséhez szükséges vállalkozási tevékenység létrehozását és biztosítását, ami a szervezet anyagi erősödését – így pedig fennmaradását eredményezi. Saját erőforrásaikra támaszkodva emelhetik fel saját “álmaikat”. A motivációtól kezdve a munkájukért elvárható jogos igények megfogalmazásáig minden támogatást meg szeretnék adni.
• pályázataikat nemcsak tanácsadással támogatom, hanem megírásukban is részt vállalok, illetve a szabályoknak megfelelő megvalósításban is együttműködöm.
• szervezetük fejlesztésében segítek a hatékony és eredményes munka elérésének érdekében.
• stratégiájuk megalkotását segítem

Az általam létrehívott Civil Profi Klub – Profi Civilek Klubja hálózat működtetésén keresztül. A klub felépítéséről, szolgáltatásairól, és lényegéről itt olvashat!

Tevékenységem ugyan nem hátrányos helyzetű társadalmi csoportok segítéséről szól, és nem is beteg emberek segítéséről, még csak nem is környezetvédelemről.

Én a háttérmunkát szeretném vállalni! Azt, hogy az előbb említett szervezetek működési feltételeinek biztosításában segíthessek, amivel pedig közvetve a hajléktalan, a beteg, az idős, a fiatal, és még a környezet javára is tegyek valami hasznosat!

Amennyiben támogatna, és méltónak tart a feladat vállalására, kérem, a Facebook-on tetszésnyilvánításával szavazzon a programomra. (A szavazat hitelesítéséhez elengedhetetlen feltétel, hogy először a http://www.facebook.com/#!/vodafonefelelossegvallalas -ra is nyomjon egy Tetszik bejegyzést!!!)

Köszönöm a bizalmat, és a lehetőséget!

Üdvözlettel:

Kiss Rita

közösségszervező, pályázati és kommunikációs tanácsadó

Összefoglaló a társadalmi szerepvállaláshoz…

Aki vállalkozóként, vállalat vezetőjeként feladatot szeretne vállalni a társadalmi nehézségek leküzdésében, vagy haszna egy részét nemes célra szeretné fordítani, abban felmerül a kérdés, hogy civil szervezet létrehozásában gondolkodjon-e.

Az alábbi anyag egy korábbi munkám részeiből készült, és tájékoztató jellegű információkat tartalmaz azok számára, akik civil szervezetet szeretnének alapítani.

A nonprofit szektor társadalmi jelentősége

A nonprofit szektor társadalomban elfoglalt helyének felleléséhez talán a legegyszerűbb, ha megpróbáljuk meghatározni azokat az alapértékeket, melyek a szervezetek létrehozását eredményezik. Ezek közé tartozik a civil kezdeményezés, az öntevékenység, az állampolgári részvétel fontossága, a másság tisztelete, a felmerülő társadalmi problémák felvetése és ezek megoldásának újító és szokatlan megközelítése, az ezekhez szükséges rugalmasság, az informális kapcsolatok megléte és kihasználása, a bürokratizmus-ellenesség, az idealisztikus célok kitűzése, az önzetlenség és a jótékonyság.(Vargha Márk: Haszon nélkül, hasznosan in: Esszencia, a Bolyai Műhely Alapítvány Önképző Műhely 2005-ben végzett csoportjainak tanulmánykötete)

A felsorolt értékek is mutatják, hogy a civil szerveződések az állami szektor működésétől függetlenül, gyakran az e feladatok ellátása során keletkező hiányosságok kiküszöbölésére jönnek létre és próbálják megszüntetni ezeket. Emellett ösztönzi a civil szféra megerősödését és fenntartását az a törekvés is, amely a kormányzat részéről fellelhető: az állam igyekszik egyre inkább háttérbe vonulni ezen feladatok ellátásától. Az állami felelősség átvállalásáért „csupán” működési feltételeik biztosítását várják, melyet kiemelt közhasznú tevékenység esetén a feladatok ellátásáért járó normatíva jelenthet számukra.

Tevékenységüket tekintve leginkább a szociális gondoskodás és a kultúra területén jelennek meg e szervezetek, de a helyi sportéletet is civil szervezetek karolták fel és tartják életben.

A nonprofit szektorba azok a szervezetek tartoznak, amelyek (Kézikönyv civil szervezet alapításához (2005), szerk.: dr. Nagy Ádám – Rózsahegyi Viktória, Palócvilág Alapítvány, Új Mandátum Könyvkiadó, Budapest):

• Intézményesültek: hivatalosan nyilvántartásba vett, törvényességi felügyelet alatt álló szervezetek.
• A kormánytól függetlenek: az ún. magánszektor részei, vezetőségükben kormányzati tisztviselők nem kapnak meghatározó szerepet.
• Profitjukat nem osztják fel: alaptevékenységük megvalósítására fordítják vissza.
• Önkormányzati elvek szerint működnek: saját szabályaik szerint működnek és irányítják szervezetüket.
• Önkéntes, öntevékenységi alapon működnek: e jelleg meghatározó működésükben. 

A társadalmi szervezetek tipizálása és a közhasznúság

A két leggyakrabban előforduló és ténylegesen civil kezdeményezésnek tekinthető szervezeti forma az egyesület és az alapítvány.

Alapítványt magánszemély és jogi személy hozhat létre az alapító okiratban megjelölt tartós közérdekű célra, melynek megvalósításához szükséges vagyont kell elkülöníteni. Az alapító vagyont azután az alapítótól függetlenül az alapítvány kuratóriuma kezeli. Elsősorban gazdálkodási tevékenység céljára nem hozható létre alapítvány.

Az egyesület olyan önkéntesen létrehozott szervezet, amely önkormányzattal rendelkezik, alapszabályban rögzített célból alakult, és e cél elérése érdekében tagságot szervez, tagságát nyilvántartja.

---

A szervezetek tevékenységüket tekintve közhasznú vagy kiemelten közhasznú minősítéssel kérhetik a bíróságon történő bejegyzésüket. A minősítés legfontosabb előnye, hogy az állampolgárok által a személyi jövedelemadóból felajánlott 1%-ot kérhetik működésük támogatására. Az 1%-os felajánlásokat pedig ún. 1%-os kampányban tudják összegyűjteni a szervezetek.

Közhasznúságot összesen 24 különböző tevékenység végzésére indokolt kérni, melyek között szerepel a bűnmegelőzés, az egészségmegőrzés, a hátrányos helyzetű csoportok társadalmi esélyegyenlőségének elősegítése, a gyermek- és ifjúságvédelem, a szociális tevékenység, családsegítés, időskorúak gondozása, a környezetvédelem és a kulturális tevékenység is.

A közhasznúságot a közhasznú szervezetekről szóló 1997. évi CLVI. törvény szabályozza. A kiemelkedően közhasznú szervezet „közhasznú tevékenysége során olyan közfeladatot lát el, amelyről törvény vagy törvény felhatalmazása alapján más jogszabály rendelkezése szerint, valamely állami szervnek vagy a helyi önkormányzatnak kell gondoskodni, továbbá létesítő okirata szerinti tevékenységének és gazdálkodásának legfontosabb adatait a helyi vagy országos sajtó útján is nyilvánosságra hozza”(1997. évi CLVI. Tv. A közhasznú szervezetekről 5 §. (a)-(b) bek.)

Civil problémák II.

Előző bejegyzésemben már elkezdtem a civil problémák felsorolásával foglalkozni. Most ezzel a témával folytatom, hiszen nap mint nap szembesülők azokkal a kérdésekkel, melyek a problémákat okozzák. A szervezetek szinte teljesen azonos problémával keresnek meg, méghozzá azzal, hogy ugyan szoktak pályázatokat írni, de az éppen aktuális kifog rajtuk.

Nem az adott tevékenységhez tartozó szakmai tudásukkal van a gond. Ismerik feladataik minden apró részletét. A szervezet működéséhez kapcsolódó minden feladatot el tudják látni. Viszont egy jó program kitalálásához és lebonyolításához ennél sokkal többre van szükség!

Az okozza a nehézségeket, hogy nincsenek szakmailag felkészülve egy pályázat megírására és lebonyolítására. Tudják ugyan, hogy a mindennapokban mivel foglalkoznak, hogy ez a tevékenység hogyan kapcsolódik a főbb szakmai, jogszabályi előírásokhoz, de ennél többet nem. Nem ismerik a szakma fortélyait olyan szinten, hogy a tevékenységük során alkalmazni tudják. Nincs idejük a rengeteg adminisztrációs és egyéb feladatok ellátása mellett – aminek persze a zöme a pályázatokkal kapcsolatos papírmunka – tanulni. Pedig a képzéssel még profibbakká válhatnának.

Általánosságban tapasztalom, hogy még a vezetők sem rendelkeznek a saját területükre vonatkozó ismeretekkel (legyen az bármilyen szakmai képesítés, vagy akár felsőfokú végzettség). Szerelemből kezdenek el dolgozni egy adott területen, és az évek során hozzáidomulnak a feladatokhoz, amit természetesen nem vonok kétségbe, jól csinálnak. Csak nem eléggé professzionális. Hiányoznak átfogó szakmai ismeretek az adott területről. Meglátszik a szervezetek feladatvállalásában, napi tevékenységében, megjelenésében, és egész lényében, hogy milyen színvonalon áll a szakmai tudása. Hiányoznak a hatékony ügyviteli ismeretek, a működéshez szükséges szakmai, szervezeti és annak fejlesztéséhez szükséges tudás. Hiányzik a hatékony kommunikációra vonatkozó tudás, és gyakorlat, és hiányzik a hatékony forrásteremtési technikák ismerete.

Legtöbbször szociális területen tevékenykedő szervezeteknek nyújtok támogatást, segítek a pályázatok megírásában. Itt jellemző, hogy a napi feladataik ellátásában profik, ismerik a jogszabályi követelményeket, a segítségnyújtás adminisztratív tartalmát, és annak megfelelően nagyon hatékonyan végzik munkájukat. Viszont hiába van pályázati gyakorlatuk, szakmailag nem tudják megfelelően alátámasztani igényeiket.

Ezzel párosul, hogy a támogatási rendszer átalakult az elmúlt pár évben. Megnehezedtek a feladatok. Sokkal többet várnak el a kiírók szakmailag egy adott szervezettől. Nem elégednek meg az eddigi sablon tevékenységekkel. Szakmailag szükséges alaposabban megmutatni, hogy a szervezet mire képes. Ehhez pedig szükség van a már említett tudásra. Nem csak a bevált gyakorlatot kell egy-egy pályázat során bemutatni, hanem annak mélyebb összefüggéseit is ismertetni kell, és a fontosabb stratégiai tervekhez való illeszkedést is.

Hogy ne legyen túl általános a dolog, vegyünk egy példát:

Adott egy szervezet, mondjuk a már működő programjaihoz pályázni szeretne támogatásért. Tevékenysége legyen mondjuk a női esélyegyenlőség témakörében behatárolható (bocsánat, de gender elkötelezettségem miatt ez volt az első gondolatom).

Fő profiljuk a kismamák helyzetének segítése. Ennek érdekében minden eszközt felkutatnak. Létre akarnak hozni egy családi napközit, melynek a működéséhez szükséges feltételeket biztosítani tudják, de erre támogatásra van szükségük. És itt kezdődnek a problémák.

Azt gyönyörűen bemutatják, hogy kik azok, akikre a feladatot bízzák, azoknak milyen elvárt végzettségük és tapasztalataik vannak. Felsorolják a tevékenységet, megtervezik a programokat is esetleg. De ennél tovább nem tudnak elmenni. A költségvetésnél még esetleg elbajlódnak, bár az már keményebb diónak bizonyul. Viszont nem képesek pont az említett összefüggések felismerésének hiánya miatt rámutatni, hogy ez miként és mennyivel járul hozzá a stratégiákhoz.

Nehézséget okoz már egy Gantt diagram elkészítése és egyéb módszerek alkalmazása (pl. logikai keretmátrix vagy éppen egy SWOT analízis) is. És akkor folytathatnám a sort az indikátorok meghatározásával, ami már tényleg a “kínaiul van” kategóriába esik.

Pedig pont ezek azok az elemei egy pályázatnak, amivel el lehet adni egy programot. Legfőképp akkor, ha ezeket össze is tudjuk hangolni a kitalált programunkkal, az összefüggéseket fel tudjuk sorakoztatni. És mindez természetesen a bírálók szemszögéből a legfontosabb tényező. Ha megláttatjuk az összefüggéseket, ha megragadjuk a lényeget, akkor a legtöbb esetben még a négyezer karakteres bokszok teleírására sincs szükség… Emlékezzünk csak vissza a boldog iskolaévekre, amikor a dolgozatnál nem az volt a lényeg, hogy mennyit írtunk adott témában, hanem hogy mit tartalmazott a szöveg!

Változtatni kellene!(?)

A civil szervezeti hiányosságok sorát hosszan lehetne taglalni. A legfontosabb hiányosságokkal foglalkozom most. Kifejezetten arra koncentrálva írom le tapasztalataimat, hogy a szervezet munkájában aktív feladatellátók tevékenységét veszem alapul.

Forrásteremtés

Meglepődve tapasztalom, hogy mennyire átalakult pár év alatt a civil szféra támogatási rendszere. Amikor elkezdtem, még volt egy év eleji NCA dömping, aztán maradtak az Európai Uniós pályázatok, ha valaki volt olyan bátor, hogy belevágjon… Azért az uniós forrásokról meg kell említenem, hogy továbbra sem könnyű azon elvárásoknak megfelelni, és igazán a komoly feladatok a szerződéskötés után jelennek csak meg. Továbbra is lassan megy a bürokratikus pályázatkezelési szekér. (Erre csak azt jegyezném meg így zárójelben, hogy az általam 2009. decemberben küldött pályázatot 2010. január végén regisztrálták)

Ma más a helyzet. Megkomolyodott a hazai támogatási rendszer, valószínű, hogy a kezelő szervezet hozzáértése miatt. Hatalmas követelményeket támasztanak a szervezetekkel szemben, mind szakmailag, mind tevékenységük megalapozottsága miatt. Személy szerint örülök, hogy komoly elvárásoknak kell megfelelni egy-egy szakmai pályázat elkészítésekor, hiszen ha nem eléggé tapasztalt egy szervezet, nem is tudja, hogy mit csinál, akkor hogyan is lehetne támogatni a tevékenységét?!

Az adományozás, illetve adománygyűjtés szinte teljesen lehetetlen mostanában. A válságra hivatkozva mindenki meghúzza a nadrágszíjat, nem szeretnek a vállalkozások pénzt adni a civileknek. Itt ténylegesen komoly adományszervezési tevékenységre van szükség! De ki is csinálja? Általában az ügyvivő, elnök vagy titkár, vagy a szervezet valamelyik vezető tisztségviselője “kénytelen” ezt a feladatot ellátni, hiszen nem állnak ki sokan az utcasarkokra támogatásokat gyűjteni.

Az 1%-os kampányokból befolyt összegekkel eleve számolni nem lehet, azok a támogatásról szóló nyilatkozat után eléggé sokára érnek el a szervezethez. Nem beszélve arról, hogy az adóforintok gyűjtését csak közhasznú tevékenységet végző szervezetek tehetik meg. A többi szervezet viszont parlagon marad. A begyűjtött felajánlások pedig jó esetben tárgyév végére érkeznek meg a számlákra. Addigra viszont már az egész éves költségeket fedezni kell valamiből. Tehát ez sem egy könnyen járható út.

Így mi más lehetőség maradna? Hát a pályázatok. Ha jól szervezik munkájukat, akkor a szervezetek a döntéstől – döntésig folyamatosan rendelkeznek anyagi forrásokkal. Javasolni szoktam, hogy vegyük számításba egy pályázat kezdeti és záró dátuma meghatározásánál, hogy várhatóan a döntés mikor születik meg, és mikorra várható a támogatás megérkezése periodikus pályázatok esetén, ha éves működési feltételek biztosítására pályázik a szervezet.

Időbeosztás

Tapasztaltam, hogy sok szervezet hatalmas papírkupacokkal az asztalán dolgozik egész nap. Iszonyatos mértékű adminisztrációs feladatot kell ellátniuk. Rengeteg a tevékenységgel kapcsolatos dokumentációs feladat, hiszen azokat az alapító okiratokban rögzítettek szerint a tagság, támogatók felé dokumentálni kell. Erre halmozódik a könyvelési adminisztráció, melyet majdnem minden szervezet külső segítséggel old meg, hiszen ahhoz megfelelő végzettséggel és engedélyekkel kell rendelkezni, hogy valaki ellássa. Ennek ellenére a megbízott könyvelők sok esetben nem vállalnak bizonyos részfeladatokat, így a papírmunka egy része az előkészítést és továbbítást leszámítva házon belül marad.

És ezek csak az alaptevékenységhez tartozó feladatok voltak! A tagsággal, támogatói körrel folyamatosan kell kapcsolatot tartani, ezt is levelezések, honlap, elektronikus kapcsolattartás, és még sorolhatnám mennyi módon bonyolítják. Rengeteg idő, és persze még több pénz kérdése (gondoljunk csak a telefonszámlákra).

És akkor még csak most következik a lényeg: a megvalósított tevékenység. Hiszen erre épül az egész munka! Az alapszabályokban rögzített feladatok ellátására még csak ezek után kerülhet sor. Az igazi szakmai munka még hátravan.

És ugyebár ahhoz, hogy ezt a vállalt feladatot elláthassák, szükség van forrásra, amiből fedezik a béreket, járulékokat, kommunikációs költségeket, és egyéb, a tevékenységhez kapcsolódó kiadásokat. És persze ezt pályázati támogatásból oldják meg, hiszen a legtöbb szervezet tevékenysége nem olyan jellegű, amit piacra lehetne dobni. Gondoljunk például egy olyan szervezetre, aki szegény gyerekek támogatására fordítja bevételeit, forrásait. Nem hirdetheti meg, hogy pénzért ad támogatást… De egy “pipaklub” (Bocsánat, civil zsargon) sem tud olyan szolgáltatást nyújtani, ami piacképes lenne. Tehát marad a pályázat.

Ha elkezdenénk összesíteni, hogy ez napi szinten mennyi időt vesz igénybe, akkor azt hiszem, nem állna meg 12 óránál. És nem is áll. Rengeteget dolgoznak a civil szervezet munkatársai. Munkaidőben és teljesítményben egyaránt. Ahhoz képest a javadalmazásuk messze elmarad az elvárhatótól, hiszen ha csak egy EU-s pályázatot veszek figyelembe, 10-12%-os projektmenedzsment költséget engedélyez a forrásfelhasználás során a támogatásból.

Személyi feltételek

A dokumentációs és forrásteremtési nehézségek mellé társul továbbá a szakmai ismeretek hiánya. A leterheltségből és a képzések horribilis árából kiindulva nem hiszem, hogy sok olyan szervezet volna, akik megengedhetik maguknak a költséges szakmai képzéseket. Támogatás pedig erre se nagyon van, kivétel, amikor direkt képzéseken való részvételre vonatkozó pályázat kerül kiírásra.

Nem a tevékenységhez kapcsolódó szakmai tudás hiányossága az, ami akadályozza a hatékonyabb munkavégzést, hanem az egyéb járulékos tevékenységekhez kapcsolódó.

Nap mint nap hallok olyan programokról, amik biztos tudás ígéretével kerülnek a civilek között meghirdetésre. Ezek a szintén többnyire civil képzések sajnos nagyon eredménytelenek. Lelkiismeretesen eljárnak különböző tájékoztató rendezvényekre a legtöbb szervezettől, pályázatíró képzésekre, mégsem jutnak előrébb a “megszerzett” tudással. Sajnos ezen rendezvények, képzések nem arról szólnak, hogy hogyan jussanak a civilek saját kútfőből adott területen előrébb. Csak arról szólnak, hogy valaki támogatást nyert egy pályázaton adott esemény megrendezésére, és ezzel el kell számolnia. Azt már senki nem kérdezi meg, hogy mennyire volt ez eredményes. És hogy mennyire tudja később hasznosítani a megszerzett tudást.

Én megmondom: semennyire. Olyan helyekre járok pályázati tanácsadást végezni, olyan szervezetek kérnek fel pályázatok megírására, ahol van, sokszor nem is egy pályázatíró. Évek óta pályázatokból tartják fenn a szervezetet, mégsem birkóznak meg a feladatokkal. Már a megírás során akadályokba ütköznek. És utána jön a többi nehézség…

Azon szervezetek figyelmébe ajánlanám segítségemet, akik magukra ismernek e sorok olvasása közben. Keressenek meg. Van kiút!

Civil problémák

Aki non-profit szervezetek működtetésével foglalkozik, felismerheti a saját nehézségeit, és megpróbálhat hatékonyan úrrá lenni a szervezet működési nehézségein. (For-profit szervezetek esetében is előfordul hasonló helyzet, de megfelelő anyagi erőforrások rendelkezésre állásával ők egyszerűbben megoldják. Viszont most csak a civil szervezetekkel szeretnék foglalkozni.) A nehézségek sokféleképpen jelentkezhetnek.

Első nehézségként maga a működtetés jelentkezik. A működtetéshez szükséges feladatokat pedig a tagok, alkalmazottak, önkéntesek - vagy bárki, akit erre felkérnek – látják el. Addig minden szervezet könnyen eljut, hogy összeszedi a legalább 10 főből álló létszámot az alakuló ülés megtartásához, megrendezi és jegyzőkönyvezi az alakulást és aztán kis segítséggel, vagy épp egy másik szervezet alapító okiratának “koppintásával” bejegyezteti az új egyesületét a Cégbíróságon. De a munka ezután kezdődik!

Kezdő szervezeteknek nagy figyelmet kell arra fordítaniuk, hogy megláthassák az előttük álló nehézségeket, hogy tervezni tudjanak, és előre felkészülni ezen nehézségek hatékony kezelésére, hisz a működés során előre tervezhetővé válnak a folyamatok, ha előzetesen felkészültünk rá. Fel kell mérniük saját erőforrásaikat, és konkrét feladatmeghatározást, feladatkiosztást kell szervezni.

És ekkor kezdődnek a problémák… Első ilyen problémakör a humán erőforrások rendelkezésre állásának kérdésköre.

Nos, vegyük először sorba, hogy humán területen milyen folyamatokról és tényezőkről beszélhetünk.

•  hozzáértés
• elkötelezettség
• egyéb tevékenységek

 A szervezetekben általánosságban jelenik meg, hogy a vezető tisztségviselők „viszik” az egyesületet. Minden az ügyvitelhez is kapcsolódó tevékenységet általában az elnök és a titkár bonyolít. Csak a nagy, évi több millió forintos gazdálkodást bonyolító szervezetek képesek saját munkatárs megfizetésére, hiszen ha csak egy minimálbéren és részmunkaidőben foglalkoztatott alkalmazottal számolunk, akkor is több mint 2 millió forintos keretet kell előteremteniük erre éves viszonylatban ahhoz, hogy a munkabér biztosítása mellett még az egyéb kiadásokra is jusson, amilyen a telefon, internet, postaköltség, irodaszer és helyiségbérlet, hogy csak a legszükségesebbeket említsem.

A folyamatokba beletanulnak idővel, a gyakorlat útján szerzik meg a feladatok ellátásához szükséges ismeretanyagot. Ügyvitelre vonatkozó képzettségük, ismeretanyaguk általában nincs, hiszen a szervezet megalapításakor nem az az elsődleges szempont, hogy ki, milyen képesítéssel rendelkezik a szervezet működtetéséhez, hanem ki milyen indíttatásból, személyes elköteleződésből áll egy adott ügy mellé, melyhez a szervezetet létrehozzák. (Ne felejtsük el, hogy civil szervezetet ma egy ügy fontossága, szükségessége miatt alapítunk, nem hozzáértés alapján.)

Természetesen a tisztségviselők megválasztásakor sem a feladatok ellátásához szükséges hozzáértés az elsődleges feltétel. Gyakori – ha nem általános -, hogy a civil szervezet megalakulásakor elnöknek magát a kezdeményezőt választják meg, hisz nyilvánvalónak tekintik, hogy ő az adott feladat leggondosabb gazdája. Onnantól viszont a vezető tisztségviselő gyakorlatilag egyeduralmat élvez a „birodalmában”.

A tagság tulajdonképpen passzív elemként vesz részt a szervezet munkájában, eljár a rendezvényekre, és szinte mindent úgy tesz, ahogyan a vezetőség elvárja tőle, illetve asszisztál a tevékenységükhöz. Demokratikus, önszerveződő szervezetekhez viszonyítva sajnos elég hierarchikusan és diktatórikus módon folyik ilyen tekintetben egy adott szervezet működtetése. A közgyűlések alkalmával az elnök által kitalált programot természetesen és általában egyhangú egyetértésben elfogadják, és a programtervezés befejezettnek tekinthető, amit ki lehet húzni utána a teljesítendő feladatok listájáról.

Feltehetjük a kérdést, hogy ez vajon miért fordulhat elő. Véleményem szerint több tényezős a rendszer. Elsősorban azért, mert a passzivitás annak is köszönhető, hogy adott tag úgy véli, az elnök azért elnök, hogy ő intézkedjen helyette is – körülbelül hasonlóan, mint választott politikusaink esetében. Passzív szemlélőjévé válik az eseményeknek. A szavazásra bocsátott kérdésekben saját belátása, és a megfelelő tagsági lobbi hatására felteszi a kezét. Neki ez így nagyon kényelmes, hiszen gyakorlatilag nem kell tennie semmit, viszont ha valaki megkérdezi, akkor büszkén kihúzva magát eldicsekedhet azzal, hogy ő adott szervezet tagjaként munkálkodik. És ezzel teljesítette is feladatát – vagy legalábbis úgy gondolja.

A másik oldal, ami gyakorlatilag ennek az esetnek a fordítottja: „minek tegyek akármit is, ha úgyis van olyan, aki helyettem dolgozik?” Megnyugtató számára az a gondolat, hogy a számára szükséges információkkal rendelkezik, de nem kell érte tennie semmit, hiszen a képviselő, akit a tagság választott, pont ezért van. tehát ül szépen a babérjain, eljár szavazgatni a közgyűlésekre, és a feladatát teljesítettnek tekinti.

Sok helyen tapasztaltam az elmúlt pár évben, hogy küzdenek a vezetők a tagság passzivitásától. Lenne munka, örömmel vennék a segítséget, szükség is van rá, mégis hiába próbálkoznak sokféleképpen, nem jutnak előrébb a tagság aktivizálásában. Ellaposodik minden civil kezdeményezés. A passzivitás nyomja el a szervezetek legtöbbször nagyon hasznos munkáját. Úgy gondolom, hogy ezt a problémát azért oldják meg nehezen, mert a tagok civil foglalkozásúak, emellett hiába szeretnék szabadidejüket hasznos tevékenységgel eltőlteni, mégsem tudják idejükbe beilleszteni az önkéntes munkát. Kevés szabadidejüket pedig nem az önkéntes munkával akarják eltölteni. Pedig egy egyesület munkájában elég sok ember részt tudna venni, hiszen azt minimum tíz ember közös akaratával hozhatjuk létre.

Ha a szervezet vezetője egy kicsit több figyelmet fordítana a tagok “gondozására”, érzékenyebbé válna a problémáik iránt, ezáltal növelné az összetartást és a szervezet hatékonyságát. Ehhez pedig nem kell más, csak egy profi belső kommunikációs folyamat kialakítása és fenntartása.

A sajtókapcsolat

A médiakapcsolatok ápolásának különös jelentősége van a szervezet számára. A médián keresztül a legkönnyebb elérni célközönségünket és a tágabb környezetünket, vagy akár a társadalom nagy részét. Az egészét azért nem mondom, mert hiszen ahhoz már olyan széles körű kapcsolatok kialakítása szükséges, amihez minden médiumot egyszerre, vagy majdnem egyszerre szükséges elérni, de abba beleszól az emberi tényező is, illetve kemény költségvetési követelményekkel jár. A public relations számomra azért nagyon kedves terület, mert nem feltétlenül a pénztárcánk függvénye a siker elérése. Ez a tevékenység inkább szakmai hozzáértést, nagyon profi szervezést és kapcsolatépítést takar. Ilyen kapcsolatépítés a sajtókapcsolatok kialakítása és ápolása.

A média a közönség megnyerésének és megtartásának egy fontos tényezője

Nem mindig jó azonban a sajtóban szerepelni. Előfordulhat, hogy a nyilvánosság nem kedvez a szervezetnek. Ilyen eset például válság idején fordulhat elő. (itt nem a mostani „divatos” gazdasági válságról beszélek). Amikor a szervezet életében valami nem úgy alakul, ahogyan számoltuk, vagy szerettük volna, akkor kifejezetten hátrányos lehet a nyilvánosság, és nehéz helyreállítani a kárt, amit okozhat. Megfelelő válságkommunikációs stratégia felállítására van szükség, amit természetesen egy jó tanácsadó segítségével lehet elkészíteni.

A sajtó fontossága

A szervezet leghatásosabb összekötője közönségével a sajtó. Amelyik szervezet ezt figyelmen kívül hagyja, az saját célközönségét hagyja figyelmen kívül. És ebben az esetben a közönség támogatása is elmarad, így pedig maga a szervezet sem tartható fenn hosszú távon. Ezt figyelembe vége akkor elgondolkodtató, hogy például egy civil szervezet hogyan tudja eladni az egyébként társadalmilag hasznos tevékenységét, ha nincsenek stabil sajtókapcsolatai. De ugyanez elmondható a vállalkozói szféráról is, hiszen nem csak olyan tevékenységeket folytat, ami kizárólag hirdetések útján értékesíthető.

A szervezet által kiküldött információk a sajtóval való pozitív viszony esetén lesznek csak hitelesek, ezért a sajtóval való viszony menedzselése hozzátartozik a szervezet vezetéséhez és a stratégiai döntéshozatalhoz. És ezen kapcsolatok fenntartása domináns szerepet játszik a public relations tevékenységben. Pont ez az a tényező, ami miatt a pr szakemberei hosszú idő óta konfliktusban állnak a marketing szakemberekkel, akik a pr-t a marketingnek alárendelten kezelik, holott a pr kifejezetten közvetlenül a vezetésnek alárendelve, és azt támogatva kellene működjön.

A szerkesztői kapcsolatok

A szerkesztői kapcsolatoknál fontos, hogy odafigyeljünk partnerünk igényeire. Anélkül, hogy részletekbe merülnénk, gyorsan, tömören és világosan vázoljuk üzenetünket.

Ismernünk kell a célcsoport kérdéseit, hogy üzenetünk azokra adjon választ. Igyekezzünk proaktív kommunikációt folytatni.

Adott sajtótermék esetén célszerű legalább a legutolsó kiadás tartalmát ismerni.

Elengedhetetlen, hogy ismerjük saját területünket, és saját piacunkat. A konkurenciafigyelés szintén nélkülözhetetlen tudást jelent, ha el szeretnénk adni termékünket (mely persze akármilyen szolgáltatás is lehet).

Fontos képességünk, hogy tudjunk a szerkesztő fejével gondolkodni. A szerkesztő egy dologra koncentrál: a hírértékre! És persze igyekezzünk nem rabolni az idejét.

Ha az említettekre koncentrálva ápoljuk a szervezet sajtókapcsolatait, akkor bitosak lehetünk benne, hogy sikereket érünk el, és célközönségünket megfelelően tudjuk majd tájékoztatni.

A pr gyakorlati feladatai

A következőkben ismerkedjünk meg a public relations tevékenységünk folytatásához szükséges teendők részletes tartalmával. Ez a cikk, szintén egy korábbi tréningem anyagának része, melyet kicsit kipofoztam, hogy színesebb legyen.

A felsorolásból látható, hogy sok olyan tevékenység van ezek között, amikkel mi magunk is boldogulunk, nem szükséges külső segítséget igénybe vennünk. Viszont azt mérlegelnünk kell, hogy elegendő kapacitással rendelkezünk-e a feladatok ellátásához (mind időben, mind személyi feltételek tekintetében) vagy tényleg szükséges külső segítséget, tanácsadót vagy esetleg ügynökség által nyújtott szolgáltatást igénybe venni.

Persze magam ellen beszélnék, ha azt mondanám, hogy ne vegyünk igénybe külső segítséget, hiszen azért meglehetősen magas árat fizetünk, de mérlegeljük, hogy miben szorulunk támogatásra. Tanácsadóként azt mondom, hogy előnyösebb, ha egész folyamatokban veszek részt, viszont személy szerint én örülök, ha valaki saját kútfőből is meg tud valósítani dolgokat, ha támogathatom az önálló tevékenységet. És ténylegesen abban nyújtok segítséget, ami hiányosságként jelenik meg a szervezetben.

A felsorolásban minden témakörhöz hozzáfűztem a javaslataimat, hogy melyek azok a feladatok, amikben nem szorul a szervezet szakmai támogatásra és melyek azok, amiknél mindenképp javasolt vagy szükséges – saját meglátásom szerint. Így amikor a szervezet kommunikációját tervezzük, könnyebben tudjuk kialakítani a ránk irányadó tevékenységi vonalat, illetve jobban be tudjuk határolni, hogy mikor és mire kérjünk segítséget.

És akkor lássuk, hogy milyen sokrétű ismeretre és feladatellátásra vonatkozik a pr tartalma:

Szakmai feladatok: környezettanulmányok készítése, kommunikációs tevek és költségvetések készítése, információs hálózat kiépítése, közszereplések szervezése, kommunikációs tanácsadás, információgyűjtés szervezése, nyilatkozók szakmai felkészítése.

Ezekre a feladatokra úgy vélem, szükséges egy tanácsadóval megkötött szerződés, hiszen itt erős szakmai felkészültséget igénylő tevékenységről van szó.

Belső pr feladatok: fogadóórák megszervezése, vezetői döntések publikálása, elkötelezettség és lojalitás figyelemmel kísérése, jelentések készítése a feszültségekről, kommunikációs tanácsadás, gyűlések szervezése, belső újságok, hírlevelek, faliújság készítése

Ebben az esetben a tanácsadóra szükség lehet, de csak mint “háttérmunkás”. Javaslatokkal, ötletekkel tudom segíteni a belső folyamatok alakítását, de ezt kifejezetten önálló feladatnak tekintem. A tevékenység hogyanját tudom elárulni, de magát a szervezést önálló feladatként definiálnám.

Rendezvényszervezői feladatok: ünnepek, évfordulók, avatások szervezése, fesztiválok, konferenciák, tanácskozások, tréningek szervezése, kiállítások, előadások, road-showk, tanulmányutak, szakmai látogatások szervezése.

A rendezvényszervezői feladatok nagy része csak szervezési készséget igényel, de nem árt, ha van szakmai háttér is a szervező mögött, ha nem is adja át a szervezet az egész rendezvényt egy külsö tanácsadónak… Azért hangsúlyoznám, hogy egy szakmai látogatás megszervezése nagyságrendekkel különbözik egy konferencia megszervezésétől.

Nyomtatványokkal kapcsolatos feladatok: kiadványok terveztetése, kiviteleztetése, szövegírás, kiadványszerkesztés és –tervezés, design, éves beszámolók.

Ennél a pontnál már nem lehet megkerülni egy szakembert, a profi kivitelezéshez már nem csak pr tanácsadó, hanem grafikus és nyomdász is szükséges. Egy teljes (vagy szakzsargonnal élve kis-) arculattervezés tartozik a feladathoz, melynek kialakításához, tervezéséhez és kivitelezéséhez elengedhetetlen a szaktudás.

Sajtószervezés feladatai: sajtólista-készítés és karbantartás, sajtótájékoztatók szervezése, sajtóközlemények készítése és kiadása, hírlevelek (news release, news letter, press information), publikációk, riportok, interjúk szervezése, fórumok szervezése, sajtó-háttérbeszélgetések szervezése, sajtóreggelik, -ebédek, -vacsorák szervezése, sajtófigyelés, -szemle, -elemzés, -archiválás, média munkájának értékelése, sajtófotó-archívum kialakítása.

 Ha valaki jó írói vénával van megáldva, akkor a publikációk elkészítéséhez egyértelműen nincs szüksége sgítségre, de a sajtókapcsolatok kialakítása és életben tartása tekintetében mindenképp javasolt szakember tanácsát és támogatását kérni. Bizonyos elemzési feladatokra pedig mindenképpen javaslom, hogy kérje ki szakember véleményét, hiszen felkészült, és ismeri azokat a szempontokat, melyek szükségesek a szervezeti kommunikáció hatékony elemzésére a későbbi hatékonyságnövelés elérésére.

Produkciós feladatok: honlap készíttetése/készítése, tv-s és rádiós produkciók készítése, referenciaanyagok, -filmek készítése, hanganyagok készítése, dekorációk, fényképek, makettek, tablók készíttetése

Megfelelő stílusérzékkel és technikai tudással ma már bárki képes önállóan honlapot, blogot, vagy akármilyen internetes tartalmat kezelni. (Itt akár vehetjük az én példámat is, hiszen összesen 3 blog és egy honlap szerzője, egy honlap és egy blog kezelője, és társzerzője is vagyok, és nem veszek igénybe semmilyen informatikai szolgáltatást hozzá.) Rengeteg ingyenes lehetőséggel találkozhatunk ma már az interneten, csak regisztrálnunk kell a megfelelő portálon, és a lehetőség adott számunkra. Nem kell hozzá komolyabb programozói tudás, és csodálatos lehetőségeket használhat ki mindenki, aki ezekkel élni szeretne. Kezdő szervezetek, vállalkozások számára pedig ideális lehetőségek, hiszen pénzügyi befektetés nélkül jelenhetnek meg a neten. Azt már inkább nem árulom el, hogy mire beletanultam a szerkesztés fortélyaiba, mennyi változtatást hajtottam végre, és mennyit variáltam, mire kialakultak ezek az oldalak….

Fontosnak tartom még megjegyezni, hogy egy civil szervezet azt az előnyt is élvezi, hogy a próbaidős honlapkészítő oldalakon a további időszakra sem kell fizetniük a honlap fenntartásáért. (Ez itt ugyan nem a reklám helye, de ilyen oldal például az shp is)

Akciókhoz kapcsolódó feladatok: felmérések, kutatások készítése, aláírásgyűjtések megszervezése, baráti körök, klubok létrehozása és működtetése, demonstrációk szervezése, lakossági (vita-) fórumok szervezése, nyílt napok szervezése

Ezek szervezésében és létrehozásában segítségünkre lehet egy közösségszervező, vagy szervezetfejlesztő szakember, hiszen ő ismeri azokat a fortélyokat, amik szükségesek egy közösség életre hívásához, és hatékony fenntartásához.

Sok szervezet életében, programjában részt vettem már, és majdnem minden esetben találkoztam azzal a problémával, hogy nem tudják aktiválni a célcsoportot. Ez ma minden szervezetben komoly gondot okoz. De azt is látom, hogy a vezetők nem eléggé felkészültek, nem ismerik azokat a módszereket, melyekkel aktivizálni tudnak, és életben tartani az érdeklődést. Illetve mindezt fűszerezik azzal, hogy még a kommunikációjuk sem megfelelő. (De erre egy későbbi témában térjünk vissza…)

Kapcsolatszervezéshez tartozó feladatok: személyes találkozók, tárgyalások szervezése, munkareggelik, -ebédek, -vacsorák szervezése, hivatalos vendégek programjának szervezése, protokolláris feladatok ellátása.

Itt is több olyan tevékenység szerepel, amit persze mindenki saját maga meg tud szervezni, hiszen egy munkaebéd már senkinek nem okozhat problémát. Viszont a protokolláris feladatok és hivatalos vendégek programjának szervezéséhez mindenképp szükségünk lehet tanácsadóra, hacsak nem vagyunk profik ebben a témában.

És akkor most lássuk, hogy ehhez a tevékenységhez milyen eszközöket vehetünk igénybe.

 A public relations eszközei

• a pr eszközei az információhordozók
• funkciójuk: a közlő információinak célcsoporthoz juttatása
• az eljuttatás folyamatának részei:

1.  
   1.  
      1. Az üzenet formába öntése
      2. Az üzenet célba juttatása

 Pr eszközök

• pr filmek
• tv-, és rádióprodukciók (műsor, tájékoztató eszközök forgatókönyv alapján)
• korszerű informatikai eszközök
• nyomtatott eszközök
• események, rendezvényszervezés
• road-show
• kiállítások, vásárok
• prezentáció

Végül pedig egy nagyon fontos dologra hívnám fel a figyelmet itt az eszközök felsorolása után.

Mint public relations tevékenységgel foglalkozó szakember a Magyar Public Relations Szövetség ajánlása alapján csatlakozom azok táborába így nyilvánosan is, akik a pr-cikket elutasítják. A pr nem arról szól, hogy fizetek egy újságírónak azért, hogy cikket ír a szervezetemről. Tevékenységem vagy képes hírértékkel bíró megjelenést produkálni, vagy hirdetés formájában adom el magam, de a pénzért írt cikket én is etikátlannak minősítem, mint sokan mások a szakmában.

A pr tevékenység szükségessége

A következőkben egy kis elmélettel ismerkedjünk, hogy pontosítsuk, hogy mivel is kell foglalkoznunk a szervezet létrehozása és működtetése során.

Az alább közölt gondolatok egy civil szervezetek nyilvánosságszervezési készségeinek fejlesztését célzó tréningre készültek, melyet úgy érzem, ezen a fórumon is érdemes rendelkezésre bocsátanom. Egyben meg kell azt is említenem, hogy általam olyan nagyrabecsült szakemberek segítségével sikerült ezt a kis összegzést elkészítenem, mint Szeles Péter, aki a hazai public relations vezéralakja.

 ”A szervezet meghatározott cél vagy célok megvalósítására létrehozott társadalmi egység, amely tudatosan összehangolja az emberi tevékenységeket, előírások által szabályozott felépítésű és működésű, hierarchikus rendszerű és saját döntési és információs rendszerrel rendelkezik.” (Akadémiai Kislexikon, 1990.)

Szervezetek típusai:

1. profitorientált (for profit)
2. nem profitorientált (non profit)
3. kormányzati/államigazgatási (governmental)

A szervezet eredményességét befolyásolhatja környezetével kialakított viszonyával, mely lehet:

Pozitív viszony

•  hírneve pozitív
• elismerik, értékelik
• igénylik, vásárolják termékeit

Negatív viszony

• nem elismert
• nem értékelt
• elutasítják vagy teljesen közömbösek vele kapcsolatban
• negatív hírnév

A környezettel kialakított viszony tudatosan fejleszthető az adott szervezet kapcsolatain és eszközein keresztül. Ilyen eszközök lehetnek a szervezet tevékenysége, magatartása és kommunikációja

A szervezetről szóló információknak a környezetet alkotó célcsoporthoz történő tudatos eljuttatása a kommunikáció sajátos szakterületének, a public relations tevékenységnek a feladata.

A szervezet hírnevét tudatosan menedzselni kell!

 Miért van szüksége a civil szervezetnek a nyilvánosságra?

A szervezet legitimációját meghatározza, hogy a tevékenységébe való betekintés mennyire nyitott, és az elérni kívánt társadalmi változásokért hogyan használja a kommunikáció különböző formáit.

A szélesebb közönségnek tudnia kell:

• Milyen segítséget/szolgáltatást tudunk nyújtani nekik
• Hogyan tudnak velünk kapcsolatba kerülni (hol keressenek)
• Milyen programokat, lehetőségeket tudunk kínálni nekik

A lehetséges partnereknek tudniuk kell, hogy szervezettek és tudatosak vagyunk, hogy tudjuk, mit csinálunk (mint profi szervezet) és hogy milyen lehetőségeket tudunk biztosítani az együttműködéshez.

A public relations

A pr erről a hírnévről szól. Annak az eredménye, amit teszel, amit mondasz, és amit mások mondanak rólad.

A pr munkafolyamata tervszerű és hosszan tartó erőfeszítés azért, hogy egy szervezet és környezete közötti jóakaratot és kölcsönös megértést építsünk ki és tartsunk fenn. A public relations gyakorlatilag nem más, mint a hírnév menedzselése. 

A pr fogalma

A szervezet kommunikációjának szervezése, melynek célja: az egyének, szervezetek és a környezetük közötti kölcsönösen előnyökön alapuló kapcsolatok kialakítása.

A pr feladata a szervezet és a környezet közötti

• kommunikációs kapcsolatok elemzése
• kommunikációs programok szervezése
• kommunikációs programok tervezése és kivitelezése
• kommunikációs programok értékelése

A pr célrendszere

Központi célja a hírnév és a szervezet arculatának (image) kialakítása, elérése. Részcéljai a megértés, bizalom, támogatás, együttműködési készség kialakítása a szervezettel szemben.

Pályázati tippek

Boldog Új Évet Kívánok mindenkinek, aki e sorokat olvassa.

Úgy gondoltam, az idei évben a pályázatokkal kapcsolatban osztok meg egy-két gondolatot. Naponta találkozom olyan szervezetekkel, akik a pályázatok világába szeretnének bekapcsolódni, amiről kívülről nem látszik, hogy mennyire bonyolult, és nehéz feladat.

Nem a megírással kezdődik egy jó pályázat. Az a munka egyik legkönnyebb része!

Sokan csak úgy vágnak bele, hogy “pályázatot szeretnék írni”. Ez így azért nem megy. A pályázatírást megelőzően szükséges a megfelelő előkészítés.

Először is legyen elképzelésünk, tervünk, célunk, hogy mi az, amire pályázni szeretnénk. Ez nagyon fontos, és sokan esnek abba a hibába, hogy először megkeresik a pályázati forrást, és csak azután gondolkodnak el azon, mit is kellene a pályázati anyagba beleírni.

Ezt a kiírók is gyakran hangsúlyozzák, és minden képzőhelyen is sokszor elmondják, hogy SÚLYOS HIBA.

Mikor eldöntöttük, hogy mivel szeretnénk foglalkozni, akkor essünk csak neki a márhetetlen mennyiségű aktív kiírás tanulmányozásának. Nem kevés időt és energiát emészt fel ez a folyamat. Mégis érdemes mérlegelni, hogy abban az esetben, ha már tudjuk, hogy mit szeretnénk csinálni, gyorsabban végiglapozhatjuk az összes lehetőséget, mivel csak azt fogjuk részletesebben elolvasni, amelyik a célkitűzéseinknek megfelel. Ezzel sok energiát és nem kevés időt is megtakarítunk magunknak.

Az előkészítés során igyekezzünk a lehető legegyszerűbben, mégis konkrét célokat megfogalmazva lehatárolni, hogy mi lesz a tartalma a pályázatnak.

(Például ha tudjuk, hogy a szervezetünk erősítésével szeretnénk foglalkozni, akkor kereshetünk kifejezetten szervezetfejlesztésre vonatkozó pályázati forrást, de ez a fejlesztés irányulhat egy saját honlapon való megjelenésre is akár. Tárgya lehet még az elektronikus kereskedelem és ehhez kapcsolódó szolgáltatások igénybevételére vonatkozó forrás is, ha éppen erre vágyunk. A lehetőségek szinte korlátlanok, ha pontosan tudjuk, mit szeretnénk.)

Nem mindegy, hogy a szervezetünk nonprofit vagy gazdálkodó szervezet, hiszen eszerint is vannak különbségek.

Nonprofit szervezetek részére sokkal több pályázati lehetőséget találunk, és általában a megpályázható támogatás is eléri a 100%-os keretet. Kiírók szerint is több lehetőséget találni általában a civil szervezetek részére, mint vállalkozásoknak, de ettől függetlenül könnyen találunk megfelelő megpályázható forrást.

Gyakori, hogy a pályázni kívánók az anyagi stabilitás elérésére koncentrálnak a pályázati források kutatása során. Ez is egy nagy hiba! A pályázaton elnyert támogatás az abban megfogalmazott célra fordítandó, és nem a szervezet anyagi problémáinak megoldására, vagy a munkatársak bérének biztosítására.

Amikor pályázatot írok, én a következő módszert szoktam követni, hogy ténylegesen a célra koncentráltan készítsem el a projekt tervét:

1. Magát a tevékenységet határozom meg, ami a pályázat tartalmát adja. Részletesen felsoroltatom azokat a programelemeket, amikre a támogatást kérem.(például egy iskolai program során azt, hogy milyen események szervezésével fogok foglalkozni.)
2. Az iskolai program példájánál maradva, meghatározom, hogy milyen eszközökre, és egyéb ráfordításokra van szükségem. (pl. a gyerekenek nyújtott szolgáltatások, szükséges felszerelések, stb.) Ennél fontos tényező, hogy a kiírás tartalmaz-e költségkorlátokat, hiszen azt be kell tartani!
3. Ha a programok és az eszközök elkészültek, akkor jöhetnek a kötelező elemek. Ilyen például a nyilvánosságbiztosítás, a projektmenedzsmentre vonatkozó előírások, és még sorolhatnám, nem kevés van.
4. Ha még ezen felül van, ami szakmai tartalmát tekintve kimaradt eddig, és szükség van rá, akkor az is sorra kerülhet.
5. Csak a legutolsó lépésként veszem figyelembe, hgoy a projekt végrehajtása során kik azok, akik a megvalósításban részt fognak venni, és azt a munkát milyen módon tudom ebből a forrásból honorálni.

Ezt a módszert követve elkerülhető, hogy a humán és egyéb kiadásokra koncentrálva a figyelmemet, a célt szem elől tévesszem.

Sajtókapcsolatok I.

Sajtótájékoztatót egy helyi alapítványnak készítettem még 2006-ban. Ennek kapcsán jutott eszembe, hogy a szükséges lépéseket és fontosabb teeendőket fejtsem ki.

A legfontosabb feltétele egy sajtótájékoztató szervezésének, hogy folyamatosan karbantartott sajtólistával rendelkezzünk. Egy gyakorlatilag egy listát jelent, amit akár egy excel fájlban, akár – az ügyesebbeknek – egy adatbázis kezelőben lehet tárolni.

Az adatbázis készítő programok használatát kicsit nehéznek tűnhet megtanulni, viszont, ha már elkészítettük az adatbázisunkat, akkor gyönyörűen ki lehet egészíteni az aktuális adatokkal.

Az adatbázisunk legfontosabb témái a következők:

• az adott média pontos neve (a televízió, rádió és a sajtótermék megnevezése)
• a szerkesztőség elérhetőségi adatai (cím, telefonszám, honlap elérhetősége, fax, és amit még sikerül megszereznünk…)
• a főszerkesztő, felelős szerkesztő neve, elérhetőségei
• a szerkesztőségben meglévő kapcsolatunk, azaz az újságíró, szerkesztő elérhetőségi adatai és természetesen a neve. (a telefonszámok és e-mail címek nagyon fontosak!)

Az alapadatokon felül további adatokat is fontos megkülönböztetnünk, amiknek a kezelése szintén elengedhetetlen:

• a kapcsolatfelvételek időpontja (mikor kerestük meg az adott újságírót)
• a kapcsolatfelvételek tárgya (milyen ügyben vettük fel a kapcsolatot az adott emberrel)
• a kapcsolatfelvétel eredménye (cikk jelent meg az újságban, beszélgetés vagy híradás a rádióban, televízióban, stb.)

Amikor nekifogunk a sajtólista összeállításának, pontosan tudnunk kell, hogy melyek azok a közvetítő csatornák, melyeken az üzeneteinket el szeretnénk juttatni a célcsoportunkhoz. Tehát mielőtt akármilyen média-tevékenységbe fognánk, ismernünk kell az üzenetünket, és a megcélzott “vevőkört”.

Tapasztalatom szerint a nonprofit szektor könnyebb helyzetben van a médiakapcsolatok tekintetében, mint a gazdasági élet más szereplői. Leginkább a helyi médiák azok, akik vevők a civilek munkájára, és nagyon könnyen adnak hírt a tevékenységükről. Csupán annyi a teendőnk, hogy a megfelelő hírértékű hírré formálva próbáljuk meg tálalni a sajtó képviselői felé tevékenységünket.

A bevált gyakorlatok szerint általában a pályázatok elnyerésekor, azok indításakor, nagyobb mérföldkövek elérésekor és a záráskor szokták a szervezetek ezt a lépést megtenni.

Érdemes külön időt és energiát fektetnünk abba, hogy az adott médián belül ki melyik terület gazdája. Általában – jellemzően napilapoknál – minden témának megvan a saját témagazdája. Például egy napilap esetében van egy vagy két olyan újságíró, aki például a civil szervezetekről szóló hírek gazdája. Hasonlóan tagozódik, mint a sportújságírás vagy a politikai újságírás, csak nincs külön lehatárolva. Inkább kialakult szokásrend szerint zajlik. Viszont pont emiatt a szokásrend miatt a témagazda könnyebben önti formába, és tálalja a szerkesztőségben megfelelően a rólunk szóló hírt úgy, hogy az ténylegesen megjelenhessen a lap hasábjain.

A szükséges alapinformációk megszerzése után kezdhetünk neki a sajtómunkának.

Törekedjünk arra, hogy rendszeres időközönként igyekezzünk a szervezet munkájáról tájékoztatást adni a sajtónak. Ennek legegyszerűbb formája, ha minden tevékenységünkről rövid tájékoztatást küldönk a legegyszerűbb módon – e-mailben – az újságírónak. Kisebb-nagyobb cikkek írásával próbálkozhatunk, amit később aztán vagy megjelentet az újságíró a lapban, vagy beolvas a hírekben, vagy nem… Ezt a döntést mi kevésbé befolyásolhatjuk.

Persze törekedhetünk rá. Méghozzá azzal, hogy hírértékűvé formáljuk a mondandónkat.

Következő bejegyzésem a hírértékről fog ennek szellemében folytatódni….